On t’a dit qu’il fallait faire des listes pour te libérer l’esprit, diminuer ta charge mentale, gagner en efficacité. C’est vrai… et faux ! Une to do list ne t’aidera que si elle répond à des règles précises et que tu l’utilises de la bonne façon. Je te donne tous les secrets d’une to do list qui déchire, maintenant !

Donc, tu as pris l’habitude de coucher sur le papier, les tâches qui t’incombent (mais pas que…).

Oui mais voilà. Le hic, c’est que ta to do list ressemble à un jour sans pain. Elle est longue comme le bras et plutôt que te libérer l’esprit, finit par peser sur ton moral car tu n’en vois pas le bout. Et à force de ratures (parce que, oui, tout de même, elle te permet de faire des trucs), elle devient illisible. Elle finirait même par devenir ta meilleure ennemie.

Ou alors, tu multiplies les post-it de toutes les couleurs qui poussent comment des champignons un jour pluvieux d’automne et donnent à ton bureau un petit air de tableau à la Mondrian.

Donc voilà, j’ai deux bonnes nouvelles pour toi :

  • La première, c’est que c’est NOR-MAL
  • La deuxième c’est que je vais te dire comment tu peux rendre ta to do list efficace et t’en faire une véritable alliée au quotidien.
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To do list

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Les bénéfices d’une To do list bien faite.

1 – Se libérer l’esprit :

La TDL va te permettre de faire sortir de ta tête toutes ces choses qui l’encombrent (penser à prendre un RV de dentiste pour Eliott, acheter un cadeau pour l’anniversaire de Juliette, récupérer les vêtements au pressing etc…). Bref, toutes ces choses auxquelles tu penses le dimanche lors du barbecue chez les copains et qui, inévitablement, t’empêchent de profiter à 100% du moment présent.

2 – Ne plus oublier les choses importantes :

Grâce à la TDL, finis les oublis qui te font monter le palpitant et te font te sentir nulle de chez nulle. C’est ta deuxième mémoire. Elle est relativement infaillible, pourvu que tu lui donnes les infos au fur et à mesure.

3 – Gérer les priorités :

Ça, c’est vrai uniquement si elle est bien faite (et seulement à cette condition). Je t’en reparle plus loin.

4 – Eviter la procrastination :

Là encore, il y a quelques règles à respecter pour qu’elle remplisse ce rôle de « coup de pied aux fesses » mais seule, elle ne suffit pas.

En bref, bien utilisé, c’est un outil au service de ta sérénité.

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To do list

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Les erreurs qui font que la To do list ne fonctionne pas.

Une TDL qui ne fonctionne pas est souvent victime des erreurs suivantes :

1 – Utiliser une feuille volante :

C’est l’erreur la plus fréquente. Rien de plus facile pour ce type de TDL, que de disparaître au moment où on en a besoin.

2 – Multiplier les To do list :

Avoir 36 TDL contribue à alourdir la charge mentale au lieu de l’alléger. Une TDL pro, une TDL perso et éventuellement une TDL familiale me semble un bon équilibre. On verra un peu plus loin, que l’organisation, au sein même des TDL, permet de ne pas les multiplier à outrance.

3 – Manquer de précision :

C’est un écueil souvent rencontré également : si l’on note sur sa TDL « repeindre la chambre de Balthazar », cette tâche sera difficilement planifiable. Mais patience, je t’en reparle après…

4 – Oublier de prioriser :

C’est le problème majeur de la TDL papier, sur laquelle il est difficile, à la fois de lister ET de hiérarchiser. Dans ce type de liste, l’absence de priorité nuit grandement à l’efficacité et donc à l’avancement de tes projets.

5 – Ne pas mesurer :

Dans une simple énumération de tâches, les actions courtes ne se distinguent pas des actions chronophages. Il est donc très difficile de s’organiser efficacement à partir de ce type de liste.

Et voilà enfin le moment que tu attends !

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To do list.

Les secrets d’une To do list qui déchire !

Avant tout, tu dois savoir que le principe même de la TDL comporte un écueil et pas des moindres.

La TDL répond à un besoin de productivité, d’efficacité, de performance qui peut nous faire tomber dans ce que les psy appellent « le biais d’achèvement ».

Ce biais consiste à nous consacrer aux tâches les plus faciles pour pouvoir les rayer de la TDL. Ainsi, notre sentiment de satisfaction est facilement alimenté et notre cerveau bénéficie alors d’un shoot de dopamine !

Le « biais d’achèvement » va donc nous pousser à éluder les tâches importantes et plus difficiles ou plus longues et alimenter la procrastination. On est d’accord, c’est pas vraiment l’objectif !!!

Alors, maintenant qu’on a dit ça, ON FAIT QUOI ?

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Matrice eisenhower

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1 – Choisir un support, et un seul :

Personnellement, j’ai choisi un outil numérique avec l’application https://trello.com/ qui est simple à appréhender et très ergonomique. Mais il en existe de nombreuses autres :

https://todoist.com/fr

https://asana.com/fr

A toi de tester et choisir celle qui te convient.

L’avantage du numérique, par rapport à la version papier est la possibilité de partager la TDL en se connectant à plusieurs sur le même compte, ce qui peut faciliter la coopération familiale 😉

Tu peux bien entendu utiliser ton Bullet Journal, si tu en as un. Je ne te donnerai pas de conseils là-dessus, car personnellement, je ne pratique pas… Et tu peux également t’en tenir à la version papier classique, mais en respectant quelques règles…

2 – Prioriser et hiérarchiser dans ta To do list:

Pour cela tu peux t’inspirer de la matrice d’Eisenhower et classer tes tâches selon 4 catégories :

    • Importantes et urgentes : à traiter en priorité
    • Importantes et non-urgentes : à planifier
    • Non importantes mais urgentes : à déléguer (dans la mesure du possible)
    • Non importantes et non urgentes : à laisser tomber

3 – Découper et mesurer :

Chaque tâche doit être découpée en « sous-tâches ». Dans mon exemple « repeindre la chambre de Balthazar » tu pourrais découper de la façon suivante :

    • Faire la liste des fournitures (15’)
    • Acheter la peinture et les fournitures (1h30)
    • Vider la chambre (1h)
    • Protéger les meubles restant (15’)
    • Poser scotch autour des fenêtres et portes (30’)
    • Protéger sol (10’)
    • Dépoussiérer (30’)
    • Appliquer 1ère couche (2h)
    • …..

Inutile de te dire que je ne suis pas peintre en bâtiment et que les durées indiquées sont purement sorties de mon imagination 😉

Quoi qu’il en soit, si tu ne sais pas mesurer la durée d’une tâche, mieux vaut prévoir plus que moins pour éviter de te mettre dans le jus.

4 – Organiser et planifier :

    • Chaque début de semaine, établis ta priorité de la semaine.
    • Chaque jour : établir les priorités du jour = maximum 3 grosses tâches.

Personnellement, je répartis mes tâches en 3 colonnes : A faire aujourd’hui / A faire dès que possible / A faire plus tard.

Ce qui correspond grosso modo à : Important et urgent / non important mais urgent / important et non urgent.

5 – Sers-toi de ton agenda pour faire avancer ta To do list… mais pas que :

C’est certain. Même avec la TDL la mieux faite du monde, si tu ne passes pas à l’action, il ne se passera rien (ok, lapalissade, j’avoue 😀 ).

Inscris donc chaque tâche dans ton agenda, selon le temps évalué et celui dont du disposes (la plupart des applications proposent un power-up « calendrier » qui peut faire office d’agenda).

C’est le meilleur moyen de t’occuper de toutes tes tâches, y compris les moins sympas. Et d’éviter de te retrouver en stress à la veille d’une échéance. Tu visualiseras aussi bien mieux le temps disponible pour prendre du temps pour toi. Car, j’insiste. Si tu veux rester au top, il est indispensable que tu inscrives à ton agenda des plages de temps rien qu’à toi !

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To do list

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En résumé, prends un peu de temps chaque semaine pour élaborer ta To do list et planifier tes tâches. Rien de pire que de devenir esclave de sa TDL. Tu dois donc vraiment faire le tri entre l’important et l’accessoire. Et ne pas hésiter à laisser tomber l’accessoire ou à le déléguer. Je te parle souvent de la Not to do list. C’est le moment parfait pour réfléchir à ce que tu peux y mettre !

Dis-moi en commentaire comment tu fais tes TDL ? Papier ? Application ?

As-tu des trucs à partager pour les améliorer ?

Et si tu souhaites être accompagnée dans ton organisation, c’est par ici 😉

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